מאמרים לעסקים >> הנהלת חשבונות >> גביה ולא גוויה
 
  קבלו טיפים ומידע חינם  
הירשמו לניוזלטר וקבלו טיפים, מאמרים ומידע שיעזרו לכם לפתח את העסקים
שם פרטי: שם משפחה:
אימייל:     
 
Bookmark and Share

מאמרים >> הנהלת חשבונות

גביה ולא גוויה

מאת אבי קרעין וזאב הרשקוביץ - 2013-03-11
| פניה לכותב | אתר הכותב |


א - א   
מאמר מומלץ
כללי >> תקינות תשתית האינטרנט והשלכותיה על פעילות העסק
טיפ מומלץ
קידום אתרים >> חשיבות התוכן בתוך קישור (Link)

כולנו יודעים שחברה שיש לה ריבוי הכנסות ומיעוט הוצאות הינה חברה רווחית. האם יכול להיות שחברה כזו תפשוט רגל? התשובה היא חיובית, חברה שההכנסות שלה גבוהות אך אין היא מבצעת גביה נכונה הרי שסיכוייה לפשוט רגל לא נמוכים.

תזרים מזומנים חיובי של חברה הינו ה"חמצן" שפועל בה, כאשר הוא שלילי מעבר ל"קו האדום" החברה יכולה לאבד את האשראי שלה מהבנקים ועל ידי כך להגיע עד לכדי "פשיטת רגל".

בד"כ הסכומים שלא ייגבו הינם בין 30%-40%, ועל החברה לבצע מהלכי גביה על מנת לגבות את האחוזים שלא ניגבו.

ניהול תהליך גביה נכון לא יבטיח את גביית הכסף אולם כל פעולה אשר מתבצעת בתהליך הגביה, מטרתה להעלות את הסיכוי לכך שהכסף יגבה.

מהו תהליך גבייה מקצועי?

הקושי בגביה הינו במישור B2B (עסק לעסק) כיוון שכשמדובר במישור B2C (עסק לצרכן) הגביה הינה באמצעות שקים שנמסרו או כרטיסי אשראי והללו בד"כ יכנסו לחשבון החברה ללא בעיה.

הדעה הרווחת הינה שיש להתחיל בגביה רק עם הוצאות החשבונית, אך הדבר איננו נכון. על כל חברה לבדוק את הלקוחות שאיתם עם מבצעת עסקאות, ישנם לקוחות שכדאי לחברה לשקול לא להיכנס איתם לעסקים כיוון שהללו ידועים כמעקבי \ מסרבי תשלומים.

ישנם כיום אמצעים זולים באופן יחסי (D&B, BDI) אשר מאפשרים לבדוק הן את החברה והן את בעלי השליטה בחברה ולזהות בעייתיות בהתנהלותם. גם כאשר בחרנו לקוחות שלא נמצאו כמעכבי תשלומים הרי שיש לערוך עימם חוזה התקשרות כדי למנוע אי הבנות בהמשך. בהתקשרות עימם יש לציין את מועד התשלום, מס' התשלומים, וכו'. אם יש חשש לגבי קבלת התשלום יש לבקש מהלקוח צ'ק ביטחון \ ערבות בעלים \ מכתב אשראי וכד', על מנת למזער את הסיכון. כמו כן מצד החברה יש לציין את מועד האספקה של השירות\הסחורה ללקוח ובמידה וצפוי עיקוב יש להודיע ללקוח על כך, לא רצוי לתת ללקוח לגלות על העיקוב בעצמו.

כאשר אנו רוצים להפיק חשבונית יש לבדוק האם מילאנו את כל חובותינו ללקוח? האם יש לצרף מסמך לחשבונית? האם יש להחתים את הלקוח לפני הפקת החשבונית? ברגע שאנו בטוחים כי מילאנו את חובתנו ללקוח אנו נפיק את החשבונית. אין צורך להפיק את החשבונית בסוף החודש יש להפיק ולשלוח ללקוח עם סיום השירות\מסירת הסחורה.

ישנם לקוחות שמסוכם עימם כי מניין התשלום יחל עם קבלת החשבונית אצל הלקוח, במקרים אלו יש לשלוח את החשבונית בדואר רשום. רצוי לוודא עם הלקוח את קבלת החשבונית גם אם היא נשלחה באמצעות פקס\מייל.

ככלל אצל כל לקוח יש לדעת את תהליך התשלום מרגע קבלת החשבונית ועד התשלום לחברה. אצל חברות קטנות החשבונית תעבור יד אחת או שתי ידיים לפני שהתשלום יועבר. בחברות גדולות יותר החשבונית יכולה לעבור ידיים רבות לפני שתשולם, כאשר אנו יודעים את ההשתלשלות שעל החשבונית לעבור נוכל לוודא את הקבלה של החשבונית ולעקוב עד לקבלת התשלום ובמידה ויהיו עיכובים נדע איך לטפל בהם.

לא לכל הלקוחות מוסר תשלומים זהה, אצל לקוח אחד לאחר הפקת ומשלוח החשבונית, השיק ישלח כפי שסוכם ואצל לקוח אחר נחכה זמן רב עד שנקבל את התשלום.

להלן כמה טכניקות שיכולות לסייע בגביית התשלום:

  1. יד על הדופק - "התירוץ" הידוע אצל "מסרבי" התשלום הוא "לא קיבלתי את החשבונית", לכן, רצוי להקדים את הגביה ולא לחכות לזמן פקיעת התשלום ואז להתקשר ולראות מדוע הסכום לא הועבר. יש להתקשר כמה ימים לאחר משלוח החשבונית ולשאול אם התקבלה החשבונית אם התשובה היא לא, רצוי לשלוח את החשבונית במייל (למרות שהיא תגיע בדואר העוד כמה ימים) כך שהלקוח ידע שאנו עוקבים אחרי התקבולים שלנו.
    במידה וישנם לקוחות רבים והדבר איננו אפשרי, יש לערוך רשימה של לקוחות שלא שילמו בזמן ב-3 חודשים האחרונים ולבצע עליהם את האמור לעיל.
    במידה ולא הספקנו לוודא שללקוח יש את החשבונית, יש להתקשר כמה ימים לפני מועד התשלום ולשאול האם התשלום יהיה מוכן בזמן.
  2. המטרידן - כלל ידוע בגביה מי שדורש ראשון מקבל ראשון, יש לזכור כי אנו לא דורשי התשלום היחידים ולמאשר הגביה יש עוד מס' רב של חשבוניות ולכן עלינו לגרום למאשר שיראה את החשבונית כמה שיותר מהר.
  3. שימוש בשם הפרטי של המאשר - שימוש בשם הפרטי של המאשר יוצר אצלו אמפתיה כלפי המתקשר ולכן רצוי להשתמש בשמו הפרטי של המשתמש במהלך השיחה (כמובן שיש לפתוח את השיחה בשאלה שלום).

לאחר אישור התשלום החברה תקבל את התשלום בצ'יק או בהעברה בנקאית, יש לוודא לפני התאריך הצפוי שלא יהיו עיכובים. בעבודה עם לקוחות קטנים כדאי לקבל את הצ'יק מהחברה ולא צ'יק מוסב.

כלל חשוב הוא כלל הרציפות - אם לקוח שילם בזמן זה מצוין, אולם זה לא אומר שבפעם הבאה הוא ישלם בזמן. יש צורך לחזור על אותו התהליך כל פעם מחדש כאילו זו הפעם הראשונה.
לעיתים ניתקל בלקוחות שלא שילמו את חובם במקרים אלו יש לדבר עם הלקוח ורצוי עם גורם בכיר כדי לבדוק מדוע התשלום מתעקב. יש להיות אסרטיביים אך לא אגרסיביים כיוון שאנו רוצים להמשיך לעבוד עם הלקוח. יש לברר את סטטוס התשלום, כאשר אנו מבינים שהחשבונית לפני תשלום יש לקבל מועד ולעקוב עד לתשלום הצפוי. יש לזכור כי לקוח עם בעיות נזילות יעדיף לשלם קודם "לנודניקים".

בתהליך הגביה כאשר אנו משוחחים עם הלקוח בטלפון יש להשתמש במשפטים ישירים וברורים, אין להשתמש במשפטים כגון: "האם יש משהו בשבילי?" \ "לא שכחת אותי?" וכד', יש להיות ספציפים ולהשתמש במילים כגון: "האם השיק על 15,000 ש"ח מוכן?"\ " מתי השיק על 15,000 ש"ח יהיה מוכן?", "העברה הבנקאית על סך 15,000 תבוצע ב-15 לחודש?" וכו', יש להיות ברורים בדרישה, על הצד השני להבין כי אנו לא מוכנים לחכות (זכרו פעמים שיש ללקוח תשלומים לספקים רבים ולחלק מהספקים הוא מתכוון לדחות את התשלום), כאשר אנו מדברים איתו על התשלום באופן ישיר האפשרות גבוהה יותר שאנו נקבל עדיפות על פני ספק אחר.

במידה ואנו מבינים כי תהליך הגביה הטלפוני לא מניב תוצאות יש להוציא מכתב רשמי מהחברה (לא דרך עו"ד) שבו אנו מבקשים לקבל את התשלום. בשלב הבא אנו נוסיף איום שבמידה ולא נענה נפנה לעו"ד. במידה ועדיין אין מענה וכלו כל הקיצין יש לפנות לעו"ד, יש לזכור כי הפניה לעו"ד הינה אפשרות אחרונה שכן בפנייתנו לעו"ד סביר שנפסיד את הלקוח.

בכל התהליך הנ"ל התיעוד חשוב ביותר כיוון שהוא יהווה הוכחה למאמצי הגבייה שלנו.

בחברות בהם יש אנשי מכירות רצוי כי הללו לא יהיו מעורבים בגביה כדי שלא יתפסו כגורם שלילי על ידי הלקוח ("האיש הרע") עם זאת רצוי שבמערכת התגמולים של איש המכירות יהיה סעיף בו הוא מקבל תגמול (עמלה) גם על גביה מהלקוח. פעמים רבות איש המכירות יכול לסייע לקידום תהליך התשלום בעזרת הקשרים שלו בחברה וללא צורך בהפעלת לחץ מיוחד.

מתהליך הגביה ניתן ללמוד את מוסר התשלומים של הלקוח, פיגורים אפשריים, ומכך ניתן לדעת איך יראה התזרים המזומנים שלנו מהלקוח וכן האם אנו רוצים לעשות עסקים עימו כיוון שהמאמצים והזמן המושקעים בגביה לא כדאיים את התשלום \ הרווח מהלקוח.

 

הכותבים הינם אבי קרעין וזאב הרשקוביץ מבעלי ניהול נטו.
ניהול נטו עוסקת במיקור חוץ - אאוטסורסינג של מנהלי כספים וחשבים, מנטורינג (אימון) עסקי, ייעוץ עסקי, ייעוץ כלכלי, בניית תוכנית עסקית ובליווי עסקים בקבלת הלוואות מהקרן בערבות המדינה (קרן תבור \ קרן BDI).

  דף הבית דף הבית סיפורי עסקים סיפורי עסקים מדריכי עסקים מדריכי עסקים זרקור זרקור מאמרים מאמרים טיפים קבוצת רישות עסקי שיווק ופרסום שיווק ופרסום סרטוני הדרכה סרטוני הדרכה מילון עסקי מילון עסקי שאלות נפוצות שאלות נפוצות ניוזלטר - Newsletter ניוזלטר - Newsletter בלוג - Blog בלוג - Blog קישורים קישורים תנאי שימוש באתר עסקים קטנים מפת האתר עסקים קטנים אודותנו עסקים קטנים צרו קשר
 
אינדקס עסקי: מאמנת אישית לחיים | יעוץ והדרכה ביישומי אופיס בחברות וארגונים | סבונים מן הטבע | שיווק + וידאו + עסקים | RDVC - ייעוץ השקעות פרטי וייעוץ פנסיוני אובייקטיבי
 
© 2004-2017 כל הזכויות שמורות. בונים עסקים